文章は長いとそれだけで読まれない。読まれなければ意味がない。注意喚起の場合はなおさらだ。読者に伝わりやすく、簡潔に書くことが大切である。
注意喚起を分かりやすく書く方法が岩田一成『読み手に伝わる公用文』（大修館書店、2016年）に書いてあった。大変参考になるので紹介したい。
書き方はとても簡単だ。次の4点を簡潔に提示すればよい。
- 背景
- 問題点
- 提案
- 解決可能性
背景
まず、背景を説明する。注意喚起が必要な状況や問題点を示すことだ。データがあれば、それを使って具体的に説明するとよい。ただし、長くなりすぎないように注意すること。
例）「毎年、〇〇市では7〜8月に熱中症にかかる人が〇〇名以上います。」
問題点
次に、問題点を示す。問題点とは、背景から起こりうる問題の大きさや影響を示すことである。データがあれば、それを用いて具体的に説明するとよい。
例）「熱中症は死に至ることがあります。」
提案
その後、注意喚起の内容を提案する。提案内容は現実的で実行可能であることが大切だ。常識に照らして実行不可能なことを書いても意味がない。また、簡潔にまとめることで読者に伝わりやすくなる。
例）「水分をこまめに取りましょう。」
解決可能性
最後に、問題点が解決できることを示す。データがあれば、それを用いて具体的に説明するとよい。ただし、自明の場合は省略することもできる。
例）「1日に〇〇リットルの水分を取れば、熱中症の〇〇％が防げます。」
自分が注意喚起を書くときには、これに従ってみよう。また、長々とした注意喚起に出会したときは、この四つの視点で整理してみよう。